Eskiden Yeniye Bir Arşivleme Hikayesi...

 

Envanter Çalışması

Kurum bünyesindeki tüm birimlerle görüşmeler yapılarak hangi belgeleri ürettikleri, belgelere hangi kıstaslardan ulaşmak istedikleri vb. konularda anket / görüşmeler yapılarak arşiv sistematiği oluşturulmaktadır. Her kurumun yapısına uygun dosyalama sistemi geliştirilmekte, teknik arşivler için geliştirdiğimiz TADOS ( Teknik Arşivler Doğru Dosyalama Sistemi ) sistemi uygulanmaktadır.
Highslide JS  Highslide JS  Highslide JS  Highslide JS
Highslide JS  Highslide JS  Highslide JS  Highslide JS  Arşiv Otomasyonu

Belirlenen arşiv sistematiğine uygun olarak kurumlara özel arşiv yazılımı hazırlanmaktadır.

İhtiyaca Yönelik Çözümler.          
           Kurumlara Özgü Yazılımlar.
İmha İşlemleri

Saklama süresi dolan belgeler ayıklanarak, İmha Listeleri hazırlanmaktadır. Usulüne uygun olarak gerekli yazışma ve prosedürler tamamlanarak; Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nden uygunluk onayı alınmaktadır. Uygunluk onayını müteakiben tüm belgeler; kurum içerisinde kendi imha makinelerimiz ile maksimum 1,9 x 15 mm. ebadında çapraz olarak kıyıldıktan sonra, geri dönüşüm firmalarına verilmek üzere hazır hale getirilmektedir.
Highslide JS  Highslide JS  Highslide JS  Highslide JS 
Highslide JS  Highslide JS  Highslide JS  Highslide JS  Veri Girişi

Tüm dosyalar; birim koduna bağlı alfanümerik müteselsil referans numarası ile kayıt altına alınmaktadır. Kayıt işlemi; kurum çalışanlarının ihtiyaç duyduğu dosya erişim bilgileri ile yapılmaktadır.
Mükerrer Dosyaların Birleştirilmesi

Kayıt işleminin tamamlanmasını müteakiben; tümleşik dosya grupları için mükerrer dosyaların tespiti yapılarak birleştirme işlemi yapılmaktadır.

İş gücü ve Zamandan Tasarruf...
Highslide JS  Highslide JS  Highslide JS  Highslide JS 
Highslide JS  Highslide JS  Highslide JS  Highslide JS  Dosyalama

Tümleşik dosya gruplarının dosyalanmasında; 300 gr. Amerikan Bristol kağıttan mamul, selefon kaplı klipsli, baskılı dosyalar kullanılmaktadır.Her birim için farklı renkte dosyalar üretilerek; dosyaların yanlış yerleştirilmesinin önüne geçilmektedir.Mükellef sicil dosyaları için; ülkemizde ilk kez firmamız tarafından tasarlanan kendinden baskılı ve barkodlu renk kodlu dosyalar kullanılmaktadır. Kutulamada 3.00 mm. Polipropilen malzemeden mamul nem çekmeyen ve mikroorganizmaların üreyeceği maddeleri ihtiva etmeyen kutular kullanılmaktadır.
Etiketleme

Kayıt işlemi tamamlanan dosyalar için; dosya erişim bilgilerini içeren, kuruma özel renkli barkodlu etiketler basılmaktadır. Etiketlemede 10 farklı renk kullanılmaktadır. Etiketlere; üzerindeki yazıların silinmemesi ve uzun yıllar korunması açısından PVC şeffaf etiket yapıştırılmaktadır.
Highslide JS  Highslide JS  Highslide JS  Highslide JS 
Highslide JS  Highslide JS  Highslide JS  Highslide JS  İlk Fiziksel Düzenleme

Dosya yenileme işlemi yapılırken; etiket bilgileri ile dosya içeriği kontrol edilmekte; böylece veri girişi yapılırken oluşabilecek olası hataların da önüne geçilerek sıfır hata ile dosyaların veri girişi tamamlanmaktadır.

Dosya içerisindeki mükerrer, müsvedde ve imzasız evraklar ayıklanarak; evraklar toplu iğne, zımba teli vb. materyallerden ayrıştırılarak, yırtık ve kırışmış evraklar onarılarak taramaya hazır hale getirilmektedir.

Elektronik Ortama Aktarma

 

Tüm evraklar; EBYS standartlarına uygun olarak 300 dpi. çözünürlükte ve tiff. formatında taranarak elektronik ortama aktarılmaktadır. Master kopyanın yanı sıra, 200 dpi. çözünürlükte jpeg. formatında dolaşım kopyası oluşturulmaktadır.

Proje süresi boyunca; yeni gelen evrakların takibinin de tarafımızdan yapılarak, hem dijital hem fiziksel arşivin sürekli güncel tutulması sağlanmaktadır. Yeni evrakların takibi için özel tasarlanmış SEPERATÖR ler kullanılmaktadır.

 
Highslide JS  Highslide JS  Highslide JS  Highslide JS 
  Son Fiziksel Düzenleme

Taraması tamamlanan dosyalar; son fiziksel düzenleme ekibi tarafından asli düzenine uygun olarak düzgün bir şekilde delinerek klipsli yeni dosyalara takılmaktadır.


%60'a Varan Oranlarda Yer Tasarrufu.

%90'a Varan oranlarda Sarf Malzeme Tasarrufu...
 
Adlandırma / İndeksleme

Taranan tüm belgeler; kolay erişimin sağlanabilmesi açısından, kurumun ihtiyaçları doğrultusunda adlandırılmaktadır.
Adlandırılan dokümanlara; belge bazında erişimin sağlanması gerektiği durumlarda, kurumun talep ve ihtiyaçlarına uygun olarak indeks alanları belirlenmekte ve istenilen belgeler indekslenmektedir.
 
Highslide JS  Highslide JS  Highslide JS  Highslide JS 
Highslide JS  Highslide JS  Yerleştirme

İşlemi tamamlanan dosyalar; arşivcilik tekniğine uygun olarak referans numarasına göre yerleştirilmektedir. Dosyaların yer bilgileri; dolap ve raf numaraları arşiv programına kayıt edilerek, aranılan dosyanın arşivdeki yeri (hangi dolabın hangi rafında olduğu ) masa başından tespit edilebilmektedir.
  
Highslide JS  Highslide JS 
Highslide JS        Highslide JS        Highslide JS        Highslide JS        Highslide JS        Highslide JS 
SDP Eğitimlerimiz

2005/7 sayılı Başbakanlık genelgesi ile kamu kurumlarında uygulanması zorunlu olan Standart Dosya Planının uygulama eğitimleri verilmektedir. Eğitimler; genel ve müdürlükler bazında birebir olarak planlanmaktadır. Eğitimlerin tamamlanmasını müteakiben; sistemin takibi, kontrolü ve karşılaşılan soru ve sorunların giderilmesi belirlenen süre zarfında firmamız tarafından sağlanmaktadır.
 
Highslide JS  Highslide JS  Highslide JS  Highslide JS