Arşiv Hizmetleri

Fiziksel Arşiv Düzenleme

 

 

Envanter Çalışması

Highslide JSKurum ve kuruluşların mevcut arşiv malzemesi dosya ve evrak bazında incelenerek, kurumun bilgi kaynakları, yıllık belge üretimi ve dosyalama-saklama ihtiyaçları için gerekli sarf malzemenin tespiti yapılmaktadır.

Arşiv sistematiğinin oluşturulması için kurumun tüm fonksiyonlarının tespiti yapılarak, fonksiyonlar arası ilişkiler belirlenmektedir. Mevcut birimlerle görüşmeler yapılarak hangi belgeleri ürettikleri, belgelere hangi kıstaslardan ulaşmak istedikleri, ürettikleri belgelerin kaç yıl saklanması gerektiği konularında anket / görüşmeler yapılarak arşiv sistematiğinin alt yapısı hazırlanmaktadır.

Dosya Tasnif Planları

Üretilen belgelerin, gerektiğinde yeniden kullanımı için koruma altına alınması gerekmektedir. Üretilen bir belgenin yeniden kullanımı gerektiğinde; belgeye etkili ve verimli ulaşımın sağlanabilmesi için kurumun yapısına uygun dinamik bir sınıflama sisteminin oluşturulması sağlanmalıdır. Yapılan envanter çalışması ile, kurumun fonksiyon ve birim ilişkileri ortaya çıkarılıp etkin bir Dosya Tasnif Planı ve Dosyalama Yönetmeliği hazırlanmaktadır.

16 Mayıs 1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” in 44. maddesi; 3473 sayılı kanun kapsamındaki kuruluşları, Dosya Sistemlerini kurmak ve Dosya Yönetmeliklerini hazırlamakla mükellef kılmıştır.

Kamu kurum ve kuruluşlarına 2005 / 7 sayılı Başbakanlık genelgesine uygun olarak Standart Dosya Tasnif Planı ve Saklama Planları hazırlanmaktadır.

Saklama Planları ve İmha İşlemleri

Arşivlerin dinamik kalmasını sağlayan en önemli faktörlerden biri ayıklama ve imha işlemlerinin yapılmasıdır. Arşivlerde gereksiz belgelerin saklanmasını önlemek, yer darlığına ve karışıklığa son vermek, iş kaybını önlemek için ayıklama-imha işlemleri yapılmalıdır.

Highslide JS
Ayıklama ve imha işlemlerinin düzenli olarak yapılabilmesi için Evrak Saklama Planı ve Yönetmeliği hazırlanmalıdır. Saklama planının hazırlanarak ayıklama ve imha işlemlerinin yapılması; arşivin sürekli kendini yenilemesine, saklanmasına gerek kalmayan belgelerin zamanında imha edilerek yer, zaman, ekipman ve sarf malzemeden tasarruf edilmesine imkan sağlamaktadır.

Evrak Saklama Planı ve Yönetmeliği; 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun ve 16 Mayıs 1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak, birimler bazında yürütülmekte olan fonksiyonların bağlı bulundukları kanun, tüzük ve yönetmeliklere dayanılarak, kurumdaki her türlü evrağı kapsayacak şekilde hazırlanmaktadır..


Fiziki Düzenleme

Kurumların yapısına uygun, doğru dosyalama yöntemleri tespit edilerek, arşivlerden maksimum oranda yer tasarrufu sağlanmaktadır.İlk kez firmamız tarafından hayata geçirilen Ta- Dos ( Teknik Arşivler Doğru Dosyalama ) ve Ka- Dos ( Kurum Arşivleri Doğru Dosyalama ) yöntemleri ile çağa uygun modern arşiv sistemleri kurulmaktadır.

Yönergeler

Arşiv işlemlerinde standardizasyonu sağlamak, yapılan işlemleri yasal bir zemine oturtmak amacıyla; Arşiv Yönergesi, Dosya Tasnif Planı ve Dosyalama Yönergesi, Evrak Saklama Planı Yönergesi hazırlanmaktadır.